HR:n haasteet - SoMe ohjeet

Tässä vähän fakta-osiota pitkilleen; skipatkaa, jos ei kiinnosta :)

Toimin ammatikseni henkilöstöpäällikkönä. Vaikka olen äitiyslomalla, olen yrityksemme toiminnassa mukana tietyllä tapaa "takapiruna". Kun mies on pojan kanssa, minulle jää silloin tällöin sunnuntaisin aikaa tehdä myös työhommia.  

Johtoryhmän kokouksessa päätimme, että laadimme yrityksellemme kirjalliset SoMe-ohjeet. Tarve ohjeistukselle syntyi käytännön kautta: erään työntekijän somettelun vuoksi yrityksemme menetti kaupan. Yritykselle tulisi siis laatia yhtenäiset ohjeet siitä, mitä oikein saa julkaista.  

Itse olin mielissäni ohjeistuksen laatimisesta, sillä se on mielestäni ammatillisesti houkutteleva tehtävä. Vaikka aivoni eivät ole äitihormonien vuoksi ihan täydessä terässä, silti SoMe-ohjeiden laatiminen oli mielestäni mielenkiintoinen, mutta samalla haasteellinen tehtävä. Yrityksemme kanta on, että SoMessa saa julkaista, kunhan miettii, mitä julkaisee. Miten sitten määritellä riittävän yksityiskohtaisesti, mitä saa julkaista? Missä menee raja yksityisen ja julkisen minän välillä? Määrittely on melkoisen hankalaa: ohjeet eivät voi olla ainoastaan ei-sanoja sisältäviä kieltolistoja.

SoMe-ohjeiden tulisi olla sellaisia, että niistä on konkreettista hyötyä. Niiden tulisi olla riittävän yksityiskohtaisia, mutta kaikkea ei voi työnantajakaan kieltää sananvapauden nimissä. Ohjeiden tulee myös ehdottomasti huomioida toimiala ja sen luonne, joten ohjeita ei voi "kopioidakaan" toisista yrityksistä. 

Mitä siis kannattaa ohjeistaa? Näihin tärppeihin minä päädyin ohjeistusta laatiessani. Tässä lyhennettynä siis ohjeistuksen ydinkohdat:

1. Asiallinen käytös sosiaalisessa mediassa

Työntekijä saa reagoida yritystä koskeviin asioihin sosiaalisessa mediassa, mutta käytöksen tulee olla kaikin puolin asiallista ja ammattimaista.

2. Lojaalius

Harkitse ennen kuin kirjoitat: älä julkaise mitään sellaista, joka voisi asettaa sinut tai yrityksemme kielteiseen valoon.

3. Yksityiskohtaisten tietojen julkaiseminen

Työntekijällä ei ole oikeutta julkaista yksityiskohtaisia tietoja yrityksestä, sen palveluista, tuotteista, sopimuskumppaneista tai muista vastaavista tahoista sosiaalisessa mediassa.  

4. Liike- ja ammattisalaisuudet

Työntekijä ei saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- ja liikesalaisuuksia.

5. Työpaikan asioista "purnaaminen"

Sosiaalinen media ei ole oikea paikka työpaikan asioista purnaamiseen. Vältä kirjoittamasta muista negatiivisessa sävyssä ja vältä osallistumista keskusteluihin, joihin voi liittyä negatiiviseksi koettuja piirteitä.

6. Brändin rakentaminen

Kannustamme työntekijöitämme osallistumaan positiivisessa hengessä yrityskuvamme rakentamiseen. Älä kuitenkaan aloita tai osallistu keskusteluihin, jotka voivat olla yrityksemme kannalta haitallisia tai jotka voivat heikentää yrityskuvaamme.

7. Lainsäädännön noudattaminen

Noudata aina lainsäädäntöä kaikissa julkaisuissasi. Älä julkaise loukkaavia, virheellisiä tai valheellisia kirjoituksia internetissä.

8. Tietoturvasta huolehtiminen.

Muista, että jokaisen vastuulla on huolehtia tietoturvasta.

Aiheesta kiinnostuneille: 

Mielenkiintoinen ohjeistus SoMesta työelämässä löytyy täältä suomeksi.